Na een juridische fusie kijkt de werkgever steeds vaker naar de OR. Na een fusie of overname ontstaat een organisatie waarin verschillende arbeidsvoorwaarden naast elkaar bestaan. Werknemers doen hetzelfde werk, maar hebben bijvoorbeeld recht op een ander salaris, een andere pensioenregeling of meer vakantiedagen. Dat zorgt niet alleen voor onduidelijkheid en extra administratieve lasten, maar kan ook leiden tot gevoelens van ongelijkheid op de werkvloer.
Het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden biedt een oplossing. Tegelijkertijd is het een traject met duidelijke juridische spelregels. Juist daarom is een actieve rol van de OR van groot belang.
Waarom harmoniseren?
Bij een fusie of overname blijven bestaande arbeidsvoorwaarden meestal in stand. Dat is vaak contractueel vastgelegd of volgt uit de wettelijke regels rond overgang van onderneming. Het gevolg is dat binnen één organisatie verschillende regelingen naast elkaar blijven bestaan voor bijvoorbeeld:
- salaris en beloning;
- pensioen;
- bonussen;
- vakantiedagen;
- scholingsbudgetten;
- leaseauto’s en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
Op termijn kan dit leiden tot verschillen tussen collega’s, ingewikkelde HR-processen en hogere uitvoeringskosten. Door arbeidsvoorwaarden te harmoniseren kan een organisatie meer duidelijkheid creëren, processen vereenvoudigen en tegelijkertijd het arbeidsvoorwaardenpakket moderniseren.
Wat mag wel en wat niet?
Arbeidsvoorwaarden wijzigen is juridisch niet eenvoudig. Werknemers genieten een sterke bescherming en bestaande afspraken kunnen niet zomaar worden aangepast.
Voor primaire arbeidsvoorwaarden, zoals salaris, arbeidsduur en vakantiedagen, geldt dat wijzigingen meestal alleen mogelijk zijn met instemming van de individuele werknemer of wanneer sprake is van een zwaarwichtig bedrijfsbelang. Die lat ligt hoog.
Bij secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden, zoals leaseauto’s, scholingsregelingen, thuiswerkvergoedingen of bonusregelingen, bestaat vaak meer ruimte voor aanpassing. Wel moet de werkgever de wijzigingen zorgvuldig onderbouwen en de OR tijdig betrekken.
De OR speelt een belangrijke rol
Op grond van artikel 27 van de WOR heeft de OR instemmingsrecht bij verschillende arbeidsvoorwaardelijke regelingen, zoals pensioenregelingen, beloningssystemen en arbeidstijdregelingen. Maar de vraag die wordt voorgelegd is vaak breder dan de optelsom van deze regelingen. Dat betekent dat er aanvullende afspraken nodig zijn. Als dit geregeld is kan de OR een belangrijke gesprekspartner kan zijn tijdens een harmonisatietraject. Deze afspraken kan de OR het beste in een convenant opnemen. Als de procesmatige en inhoudelijke uitgangspunten in dit stadium niet geregeld kunnen worden, dan kan de OR beter niet starten.
Tegelijkertijd geldt dat instemming van de OR niet automatisch betekent dat werknemers aan nieuwe afspraken zijn gebonden. Wanneer individuele instemming noodzakelijk is, blijft die ook na een positief OR-besluit vereist. Een zorgvuldig proces, heldere communicatie en transparante keuzes zijn daarom essentieel.
Maar juist het feit dat een akkoord de individuele medewerker niet bindt maakt de onderhandelpositie van de OR heel stevig.
Vijf stappen naar een zorgvuldig harmonisatietraject
Als de spelregels over en weer goed geregeld zijn kan het traject starten. Een goed harmonisatietraject gaat in vijf fasen.
1. Breng de huidige situatie in kaart
Een harmonisatietraject begint met een volledige inventarisatie van alle bestaande arbeidsvoorwaarden. Daarbij wordt gekeken naar de juridische basis van de regeling, de doelgroep, de kosten en de mogelijkheden om wijzigingen door te voeren.
Een volledige pakketvergelijking van alle elementen voorkomt verrassingen en vormt de basis voor een zorgvuldig besluitvormingsproces. Het voornemen tot de opdrachtverstrekking door de bestuurder moet de bestuurder tijdig melden en de OR kan hier zelf over meedenken.
Als OR kan je via een raadpleging ophalen bij collega’s wat zij belangrijke onderdelen vinden.
2. Bepaal het doel
Harmoniseren is geen doel op zich. Formuleer daarom eerst wat de organisatie wil bereiken.
Denk bijvoorbeeld aan:
- na fusie eenheid in regelingen en gaat dit door van diverse organisaties het beste te behouden of wordt een pakket geintegreerd in een bestaand pakket;
- na fusie geen achteruitgang: het totaalpakket moet voor individuele medewerkers bruto minmaal gelijk zijn;
- gelijke behandeling van werknemers;
- vereenvoudiging van HR-processen;
- modernisering van het arbeidsvoorwaardenpakket;
- ondersteuning van strategische HR-doelstellingen, zoals behoud en werving van personeel.
De OR kan toetsen of deze doelstellingen realistisch zijn en of de belangen van werknemers voldoende worden meegewogen.
3. Vergelijk verschillende scenario’s
Ontwikkel meerdere mogelijkheden voor harmonisatie en breng per scenario de gevolgen in beeld. Welke juridische risico’s zijn er? Wat zijn de financiële effecten? En welke groepen werknemers gaan erop vooruit of achteruit?
Door verschillende opties naast elkaar te leggen ontstaat een beter onderbouwd besluit. De OR kan hierbij kritisch doorvragen en aanvullende berekeningen laten maken. De OR kan natuurlijk ook zelf aangeven -na raadpleging– welke onderdelen van belang zijn om te behouden of verbeteren.
4. Zorg voor passende compensatie
Niet iedere werknemer zal voordeel hebben van een nieuwe regeling. Daarom zijn overgangsmaatregelen vaak noodzakelijk.
Denk aan een combinatie van bijvoorbeeld:
- overgangsregelingen;
- Persoonlijke toeslag (afbouw, afsterf, afloop, afkoop);
- financiële compensatie;
- aanvullende verlofdagen of pensioencompensatie.
De OR kan vragen om concrete voorbeeldberekeningen, zodat voor iedere groep werknemers duidelijk is wat de gevolgen zijn. Dit heet ook wel maatmannen. Het ziet er uit als een fictieve loonstrook in de toekomstige situatie.
5. Communiceer en evalueer
Een succesvolle harmonisatie staat of valt met goede communicatie. Werknemers moeten begrijpen waarom veranderingen nodig zijn en welke afwegingen zijn gemaakt.
Ook na invoering blijft de OR betrokken. Door afspraken te maken over evaluatiemomenten kunnen effecten op bijvoorbeeld medewerkerstevredenheid, verloop en werving worden gemonitord en waar nodig worden bijgestuurd.
Zes aandachtspunten voor de OR
Tijdens een harmonisatietraject kan de OR extra scherp letten op de volgende punten:
- Vraag om een volledige nulmeting voordat inhoudelijke keuzes worden gemaakt.
- Vergelijk meerdere scenario’s op kosten, uitvoerbaarheid en juridische risico’s.
- Zorg dat overgangsregelingen en compensatiemaatregelen goed zijn vastgelegd.
- Controleer wanneer individuele instemming van werknemers noodzakelijk is.
- Schakel waar nodig externe deskundigheid in, bijvoorbeeld op het gebied van onderhandelen MVMZ procesbegeleiding en onderhandeling arbeidsrecht of pensioen.
- Maak afspraken over evaluatie en eventuele bijsturing na invoering
Van verplichting naar kans
Het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden is veel meer dan een administratieve exercitie. Het raakt direct aan gelijke behandeling, vertrouwen en de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever.
Voor de OR ligt hier een belangrijke kans. Door vanaf het begin actief mee te denken, kritische vragen te stellen en oog te houden voor de belangen van werknemers, draagt de OR bij aan een arbeidsvoorwaardenpakket dat juridisch houdbaar, praktisch uitvoerbaar én toekomstbestendig is.
Zo ontstaat een stevige basis voor de nieuwe organisatie, met meer duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemers.
