Communicatie bij organisatieveranderingen …volgens veel OR’s schort het hieraan of kan het beter. Bij alle branches hoort MVMZ hetzelfde. Ik besloot het te onderzoeken. De uitkomsten zijn verrassend. Toch zijn er ook kansen. Na het lezen van deze blog van MVMZ begrijp je het probleem beter en daarmee ook de oplossing. Bovendien: de OR heeft een uitstekende positie om zijn steentje bij te dragen.
Video communicatie bij organisatieverandering
Wat is er toch aan de hand?
Managers hebben bij een organisatieverandering een belangrijke rol in het veranderen van gedrag van medewerkers. Goede communicatie wordt hierbij vaak als succesfactor genoemd (Boonstra, 2000). Wat is goede communicatie? Het is van belang dat medewerkers goed geïnformeerd worden over de doelen van een verandering. Uitsluitend beschikken over kennis van de verandering is echt niet voldoende. Medewerkers zullen ook hun gedrag moeten veranderen en dat is een taaie kwestie.
Het viel me na 7 jaar begeleiden van ondernemingsraden echt op. Want in alle branches vinden OR’s dat de communicatie in de organisatie beter zou kunnen tot aan dat deze echt waardeloos is. Daarom besloot ik het probleem te gebruiken als onderwerp voor mijn afstudeeronderzoek (organisatiepsychologie).
Onderzoek naar de rol van communicatie bij draagvlak voor organisatieveranderingen
Een samenvatting lees je hier: Nut en noodzaak van informele communicatie bij cultuurveranderingen (def)
Pas je verwachtingen aan….als manager
Uit het beschreven onderzoek blijkt dat managers vanuit hun hiërarchische positie vooral de informatievoorziening kunnen beïnvloeden, maar dat zij een beperkte invloed hebben op de houding en intentie van medewerkers. Op de meningsvorming van de medewerkers over de verandering en de intentie om hier aan mee te werken hebben vooral directe collega’s, die niet leiding geven, invloed. Deze beïnvloeding gaat via het informele communicatienetwerk.
Of anders gezegd: de manager is niet de geloofwaardige afzender en collega’s die niet leiding geven wel.
Communicatie bij organisatieveranderingen
Veel ondernemingsraden pleiten ervoor dat er beter gecommuniceerd wordt over organisatieveranderingen. Vaak wordt hierbij alleen gedacht aan formele communicatie naar medewerkers. De rol van de informele communicatie, oftewel de communicatie in de wandelgangen, blijft daarbij onderbelicht. Een gemiste kans, omdat de informatie zich via deze informele contacten doorgaans sneller verspreidt en meer invloed heeft op de houding van medewerkers.
Het een vult het ander aan
Uiteraard is het van groot belang dat medewerkers weten waarom een organisatie plaatsvindt en wat het voor consequenties heeft. Organisaties moeten frequent en zorgvuldig communiceren om ervoor te zorgen dat de medewerkers beschikken over correcte kennis over de verandering. Als de formele communicatie tijdens organisatieveranderingen onvoldoende is, komt er al snel een negatieve geruchtenstroom op gang die leidt tot onnodige onrust. Geen enkele organisatie in verandering zit daarop te wachten. Lees de blog over Wanneer achterban raadplegen?
Managers veronderstellen vaak ten onrechte dat hun formele communicatie zorgt voor het noodzakelijke draagvlak. Maar draagvlak vergt meer: medewerkers moeten niet alleen beschikken over juiste informatie; ook een positieve houding ten opzichte van de organisatieverandering is essentieel. Correcte kennis (door formele communicatie) en een positieve houding (door informele communicatie) samen resulteren uiteindelijk in het draagvlak voor de verandering. Er is dan ook een belangrijke rol weggelegd voor informele communicatie bij veranderingsprocessen.
Wat vindt mijn collega?
Bij hun meningsvorming over een verandering luisteren medewerkers vooral naar de mening van directe collega’s. De medewerkers binnen het eigen team zitten in hetzelfde schuitje, aan hun mening wordt veel belang gehecht. De formele communicatie van ‘hogerhand’, de afdeling Communicatie of de leidinggevende kan nog zo goed zijn, voor het vormen van een oordeel over de verandering is met name de informele informatie van directe collega’s relevant.
Hoe krijg je dan wel draagvlak?
Eerste vereiste voor het creëren van draagvlak, is dat de formele communicatie inderdaad leidt tot correcte kennis over de organisatieverandering. Met een eenvoudig onderzoek is dit op diverse momenten tijdens de organisatieverandering te meten. Neem contact dan legt MVMZ het ook aan de bestuurder uit.
Voor informatieverspreiding is de hoeveelheid contacten buiten het eigen team belangrijk. Dit is bepalend is voor het aantal alternatieve routes waarlangs de informatie kan verspreiden. Dit is bijvoorbeeld in organisaties waarbij medewerkers regelmatig ingezet worden in andere teams.
Voor de houding ten aanzien van de verandering zijn de directe collega’s van hetzelfde hiërarchische niveau het meest geloofwaardig. De ‘boodschappers’ moeten daarom bij voorkeur zelf niet-leidinggevend zijn én toegang hebben tot zo veel mogelijk teams. Hier gloort een kans voor de ondernemingsraden.
De ondernemingsraad als informele boodschapper
Uit het bovenstaande blijkt dat de OR een effectieve boodschapper kan zijn om draagvlak te creëren voor een organisatieverandering. Het hangt van verschillende factoren af, dus verdiep je eerst goed in de kansen en risico’s. Zo is het uitsluitend effectief als de leden van de OR zelf een positieve houding hebben over de verandering! Dit kan een extra stimulans zijn voor zowel de bestuurder als de OR om tijdens het adviestraject overtuigd te raken van de zinvolheid van de verandering. Zorg dus voor een gedegen en invloedrijk OR-advies. Lees hierover meer in de blog: Invloedrijk advies. Als de organisatie tot slot voldoende ruimte biedt voor informele contacten, kan de positieve houding van geloofwaardige collega’s zich verder verspreiden. Organiseer bijvoorbeeld na een formele presentatie (van het management) aansluitend een informele bijeenkomst.
Ga ook zelf aan de slag met je eigen OR-communicatie
Als je niet uitkijkt lijkt de OR op het management. Je kan informatie op intranet plaatsen tot je een ons weegt…Dus werk ook aan je eigen formele maar vooral ook informele communicatie. De informele communcicatie kan je OR heel goed benutten via de 5x-zetelmethode. Interesse? Download het gratis E-book
Het is een belangrijk onderwerp en belangrijk om er goed mee aan de slag te gaan. Neem gerust contact op, MVMZ helpt je graag verder. Dit kan via trainingen en advies. Training succesvol contact met collega’s
