Tijd voor een nieuwjaarsduik in de financiën van je organisatie? Veel OR’s lopen er met een grote boog om heen. En dat is best begrijpelijk, want met een te diepe duik ga je inderdaad duizelen. Toch is er veel mogelijk zonder dat je een financieel specialist bent. Volg de 7 stappen van je bestuurder in 2023. Dat is een mooi en haalbaar voornemen. Zo weet je vrij eenvoudig waar je organisatie staat en naar toe gaat. Bepaal als OR wat je belangrijke onderwerpen vindt en bespreek die tijdens de 7 stappen. Maatschap voor Medezeggenschap weet als geen ander: dankzij grip op de financiën van je organisatie krijg je vroegtijdige en daadwerkelijke invloed.
Financiën van je organisatie
Wat zegt de WOR?
Een OR heeft op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geen adviesrecht bij het vaststellen van de begroting of andere financiële jaarstukken. Soms staat in een CAO (bijvoorbeeld in CAO Ziekenhuizen) de aanvullende OR-bevoegdheid dat de conceptbegroting ter bespreking aan de OR moet worden voorgelegd. De bestuurder moet de OR in staat stellen zijn standpunt kenbaar te maken voordat de begroting definitief is.
Daarnaast heeft de OR adviesrecht bij belangrijke investeringen en kredietverstrekkingen. Weinig OR’s vragen op wat de geplande investeringen zijn. Waarom eigenlijk niet? Ik vermoed dat het te maken heeft met het gevoel dat je als OR een financieel specialist moet zijn. Niets is minder waar!
Vraag de investeringsbegroting op. Een investering valt in ieder geval onder het adviesrecht zodra deze:
- impact heeft voor collega’s (hoewel dit niet altijd directe impact hoeft te zijn) +
- 10% of meer omvat van het jaarlijkse investeringsbudget +
- geen vervangingsinvestering is.
Daarnaast heeft de OR natuurlijk te allen tijde informatie- en overlegrecht met betrekking tot financiële stukken. Het is zeker aan te raden hier gebruik van te maken bij de totstandkoming van de begroting. In de begroting staat namelijk het organisatiebeleid. Bekijk of het aangekondigde beleid terug te zien is in de begroting. Zo kan je vroegtijdig betrokken raken bij voorgenomen besluiten.
Wil je hulp bij het goed benutten van de strategische rol van je OR? Bel of mail met Katrien Hugenholtz van MVMZ
Strippenkaart in de 7 stappen
Het werkt meestal niet goed om op training “lees de financiële stukken” te gaan. Volgend jaar weet je niet meer zeker wanneer je welke vraag kan stellen. Als je meer verdieping en strategische invloed wil na deze blog: overweeg dan een strippenkaart. Je vaste financieel OR-adviseur helpt je dan op een paar momenten in het jaar bij het lezen van de stukken en het tijdig stellen van de juiste vraag. Neem contact op met MVMZ
Voorbeeld geldpotje voor opleidingen
Een mooi praktijkvoorbeeld is een OR die het opleiden van de collega’s centraal stelt. De OR checkte hoeveel geld er gereserveerd was (begroting) en daadwerkelijk uitgegeven werd aan opleidingen (jaarverslag). In de praktijk werd veel minder geschoold dan begroot was. Bovendien waren de verschillen per afdeling groot. Na een goede dialoog met de bestuurder kon de OR goed scoren bij de collega’s. Een mooi voorbeeld van geen bevoegdheid en toch invloed.
Voorbeeld “aankondiging” reorganisatie
In de loop van het voorjaar kreeg de OR een adviesaanvraag over een reorganisatie. Een bepaalde afdeling wordt ingekrompen en verschillende functies zouden verdwijnen. De bestuurder verwijst in de onderbouwing naar de begroting die het vorig najaar is vastgesteld. En inderdaad daar stonden de frictiekosten al aangekondigd…Als de OR dit toen geweten had….
Dit voorbeeld schetst hoe ontwikkelingen meestal lopen: in de hoofden van management en directie zijn er al ontwikkelingen gaande, die pas (veel) later in de vorm van een concrete wijziging op het bordje van de OR terecht komen. Het is de kunst voor je OR om via de begroting tijdig in gesprek te gaan over de nog te maken keuzes, en zo nodig invloed uit te oefenen op de besluitvorming.
Mogelijkheden in de praktijk
Er zijn verschillende momenten in het jaar waarop je als OR inzicht en invloed kunt krijgen in de plannen. Let wel: er zijn documenten waarmee vooruit gekeken wordt (begroting), andere cijfers volgen het nu (bijvoorbeeld in dashboards) en er zijn verslagen waarin teruggekeken wordt.
Financiën van je organisatie: volg ze in 7 stappen
Januari! Een nieuw jaar start en dit zie je terug in de financiën van je organisatie. Soms wordt nog de laatste hand gelegd aan jaarplannen en de eerste uitgaven worden gedaan.
-
Waar gaan we naar toe in 2023?
Al voor de zomer worden de voorbereidingen gestart om de begroting voor het volgend jaar op te stellen. Met name in de zorg, overheid en onderwijs wordt vaak rond juni een kaderbrief gepubliceerd met de plannen voor 2023. De kaderbrief gaat dieper in op externe en interne prioriteiten die gesteld worden. Niet bij alle organisaties gaat dit zo openlijk via een openbaar document; wel worden er al deelbegrotingsvoorstellen en ‘verlanglijstjes’ ingediend door de diverse leidinggevenden. Tip: Stel hierover vragen tijdens de algemene gang van zaken bespreking in het voorjaar (art 24 WOR).
2. Jaarrekening van vorige jaar (2022) is klaar in juni
Rond juni wordt de jaarrekening van het vorig boekjaar gepresenteerd. Dit ontoegankelijke document vol cijfers schrikt veel OR’s af. Toch zijn er enkele cijfers en aannames die zinvol zijn om ieder jaar te volgen en te vergelijken met eerdere jaren.
Als OR kan je aan de financieel specialist van je eigen organisatie vragen om deze cijfers op een rijtje te zetten. Je kan hiervoor een handig formulier opvragen bij MVMZ
Op die manier weet je vrij eenvoudig of je organisatie gezond is of stervend… Interessant gegeven is dat accountants per 2023 gehouden zijn aan een bepaling in de WOR. Meer hierover lees je in deze blog Geluk bij een ongeluk
-
Wensenlijstje inleveren in juli
Dit is natuurlijk altijd leuk: passend binnen de kaders maken managers de wensen kenbaar. Welke kant willen we? Welke investeringen zijn nodig? Uiteraard moeten de begrotingswensen passen binnen het meerjarenplan, het jaarplan, en bijvoorbeeld arbo-jaarplan of scholingsplan. Tip: maak een initiatiefvoorstel over een kwestie die de OR belangrijk vindt en vraag hier aandacht voor in de begroting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Plan van Aanpak van de arbo. Ook het budget voor arbo-maatregelen moet straks terug te vinden zijn in de begroting.
-
Wie krijgt hoeveel: een zomer vol discussie?
Zo rond de zomer bespreekt management de begrotingswensen met de directie. Op dat moment worden de (on)mogelijkheden doorgenomen. Moet er beknibbeld moet worden? Wie krijgt, hoeveel en waarom? In de zomer wordt er verhit gediscussieerd. Welke manager heeft de meeste invloed? Tip: ga als OR gerust op vakantie:)
-
Concept begroting is klaar in oktober/november
De directie stelt uiteindelijk (samen met de afdeling financiën) de conceptbegroting op. Tip: Als de OR de begroting wil beïnvloeden dan is het verstandig om dit te doen als de begroting nog in de concept-fase is. Er is weinig bereidheid om een vastgestelde begroting nog aan te passen.
-
Akkoord van toezichthouder in november/december
De begroting wordt na goedkeuring van de Raad van Toezicht/Raad van Commissarissen vastgesteld. Meestal is dit in de vergadering van november/december. Tip: dit agendeer de begroting op de tweejaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken (art. 24 WOR).
-
Het geldpotje is voor volgend jaar verdeeld
De budgetten en jaarplannen zijn nu bekend. Tip: ga verder naar 1 en als je langs start komt ontvang je…
Conclusie: zonder bevoegdheid wel invloed
Inzicht in de financiën van je organisatie is belangrijk en daar hoef je zeker geen financieel specialist voor te zijn. Volg de 7 stappen van je bestuurder. Bij de meeste stappen heeft de OR geen formele bevoegdheid. Toch kan je OR zich op een belangrijke momenten wel mengen in de discussie over financiële keuzes in de organisatie. Met name de begroting en de geplande investeringen lenen zich goed om de OR-mening in te brengen, signalen af te geven of suggesties te doen.
