Werkdruk, verzuim, vacatures: de combinatie vormt een groot probleem. Daarom staan deze onderwerpen bij veel organisaties hoog op de agenda. En terecht. Want met de steeds maar toenemende krapte op de arbeidsmarkt wordt het probleem alleen maar groter en groter. Inmiddels ontstaat er een serieus risico om een neerwaartse spiraal in organisaties. Wat kan de OR doen? Je leest het in deze blog van MVMZ, met tips en voorbeelden van andere or’s.
Arbowet geeft OR houvast
De werkdruk in veel organisaties loopt op. Openstaande vacatures worden niet makkelijk ingevuld, zzp-constructies zijn beperkt mogelijk. Dit leidt tot meer werkdruk met als gevolg: collega’s vallen uit door verzuim en het effect daarvan is weer dat de druk op de overgebleven medewerkers nog verder toeneemt. Alle factoren werken op elkaar in. Dit leidt tot stress, verminderde productiviteit en een verhoogd risico op nog meer verzuim. De OR heeft een belangrijke rol in het signaleren en aanpakken van deze problematiek. Maar hoe kan de OR dit effectief en standvastig aankaarten?
Via de arbowet heeft de OR instemmingsrecht op allerlei regelingen die werkdruk en verzuim raken.
Allereerst een werkdrukmeting als verdiepende Risico Inventarisatie en Evaluatie. Een verplicht onderdeel daarvan is de Psycho Sociale arbeidsbelasting (lees werkdruk). Na de inventarisatie wordt er een Plan van Aanpak opgesteld. Dit is een belangrijke fase voor de OR. Want de arboverantwoordelijkheden mogen niet stoppen na de inventarisatie. Mogelijk komt er een (aangepaste) Verzuimregeling al dan niet gecombineerd met andere maatregelen
. Want iedere organisatie is anders en soms moet je zorgen dat collega’s tegen zichzelf in bescherming worden genomen. Zo was er bijvoorbeeld een organisatie waarbij de regeling met instemming van de or werd aangepast door de verzuimdrempel juist verlagen en medewerkers eerder naar huis sturen: soms is het een slimmere oplossing dan te lang doormodderen.
De cruciale rol van de OR/VGWM-commissie in Verzuimpreventie
De OR kan een essentiële rol innemen bij maatregelen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren, met als focus het verminderen van verzuim binnen de organisatie. Om effectief beleid te kunnen ontwikkelen en implementeren, is het belangrijk om inzicht te hebben in de verzuimcijfers en een goede diagnose daarvan. Er zijn verschillende verzuimmodellen, met verschillende visies op de aanpak. De onderstaande drie modellen helpen de OR bij het analyseren van verzuimoorzaken. TIP: vraag in het jaarlijkse gesprek met de bedrijfsarts om een diagnose van de verzuimcijfers.
1. Het Verzuimhuis van Houtappels & Schrijvers: Verzuim als Organisatorisch Vraagstuk
Wat is het?
Dit model vergelijkt verzuimbeheer met een huis en laat zien dat verzuim niet alleen door ziekte ontstaat, maar ook door organisatiecultuur, beleid en preventie. Dit inzicht helpt bij het vaststellen van knelpunten binnen de organisatie.
Onderdelen van het huis:
- Dak → Organisatiecultuur en leiderschap
- Muren → Wetgeving en beleid
- Vloer → Preventie en interventies
- Fundament → Medewerkers en hun inzetbaarheid
Toepassing voor de OR/VGWM-commissie:
- Het is een snelle manier om in kaart te brengen waar het probleem ligt binnen de organisatie. Waar ligt het werkdrukprobleem in jouw organisatie?
- Bespreken met HRM en OR op welke ‘verdieping’ van het huis verbeteringen nodig zijn.
- Stimuleren van een cultuur waarin preventie centraal staat.
2. Model van Karasek: De Invloed van Taakeisen en Regelmogelijkheden op Werkstress
Het Karasek-model, beschrijft hoe de balans tussen taakeisen en regelmogelijkheden invloed heeft op werkstress en welzijn. Dit model is cruciaal voor het begrijpen van werkdruk, autonomie en stressniveaus binnen organisaties.
Belangrijke componenten:
✅ Taakeisen – Hoge werkdruk en complexe taken verhogen het risico op stress en uitval.
✅ Regelmogelijkheden – Meer autonomie en controle over het werk verminderen werkstress.
Het is vooral de combinatie van beide factoren die informatief zijn. Een ingewikkelde taak vraagt om relatief regelruimte. Als je als professional belemmerd wordt door veel verplichte administratieve handelingen, dan geeft dat extra werkdruk.
Voorbeeld
Een pijnlijk mooi voorbeeld was een organisatie waar de instellingen voor de digitale agenda opeens werd aangepast. Iedereen kon bij elkaar afspraken inplannen en het gevoel van grip op je eigen dagindeling stond zwaar onder druk. Gelukkig kon de OR (via de instemming over privacy) hier een halt toeroepen.
Toepassing voor de OR/VGWM-commissie:
Onderzoeken hoe medewerkers taakeisen en autonomie ervaren.
HRM en management adviseren over stressreductie en autonomie.
Werken aan een werkomgeving waarin medewerkers zich gehoord, gesteund en betrokken voelen.
3. Het TNO Verzuimmodel: De Balans tussen Belasting en Belastbaarheid
Wat is het?
Dit model stelt dat verzuim ontstaat als de belasting (werkdruk, privéproblemen, werkomstandigheden) groter is dan de belastbaarheid (fysieke en mentale veerkracht) van een medewerker. Een duurzame balans is hierbij essentieel.
⚖️ Belasting (werkfactoren en privéfactoren):
- Hoge werkdruk
- Slechte werkomstandigheden
- Privéproblemen
⚖️ Belastbaarheid (persoonlijke en sociale veerkracht):
- Gezondheid en vitaliteit
- Ondersteuning door collega’s en leidinggevenden
Toepassing voor de OR/ VGWM-commissie:
- Peilen hoe medewerkers werkdruk ervaren en of ze voldoende steun krijgen.
- Advies geven aan HRM en management over sociale steun en werkdrukverlaging.
- Werken aan een cultuur waarin medewerkers zich gehoord en gesteund voelen.
Een voorbeeld:
In een jeugzorgorganisatie liep met name het crisisteam enorm op zijn tandvlees. Uit loyaliteit met de jongeren en de collega’s gingen collega’s ver over hun grenzen heen en ontaarde het in een enorme piek van langdurig verzuim. Met pijn en moeite werden dan weer nieuwe collega’s gevonden en begon het weer van voor af aan. Uiteindelijk is gekozen om de groep te sluiten en een andere opvangvorm aan te bieden. Maar los daarvan gingen collega’s elkaar ook eerder naar huis sturen. Want inmiddels was het iedereen wel duidelijk: langdurig verzuim kan je maar beter voorkomen. Voor de medewerker, de jongeren en de organisatie.
Ideeën initiatiefvoorstel in de zorg
Zorgorganisaties kampen helemaal met een hoog ziekteverzuim en een structureel personeelstekort. De Ondernemingsraad (OR) stelt voor om de huidige verzuimregeling en werkdrukbeheersing te verbeteren om uitval te verminderen en het welzijn van medewerkers te bevorderen.
Voorstellen tot aanpassing van de verzuimregeling
- Duidelijke en transparante verzuimprocedures
- Herzien van de ziekmeldingsprocedure met aandacht voor snelle opvolging en begeleiding.
- Betere communicatie over de rechten en plichten van medewerkers en werkgevers bij ziekte.
- Verbetering van de samenwerking tussen HR, teamleiders en de arbodienst.
- Versterking van preventief beleid
- Invoering van periodieke welzijnsgesprekken om signalen van overbelasting vroegtijdig te herkennen.
- Budget vrijmaken voor mentale en fysieke gezondheid (zoals coaching, vitaliteitsprogramma’s).
- Meer aandacht voor ergonomie en werkomstandigheden op de werkvloer.
- Werkdrukvermindering en personeelsbeleid
- Betere planning en flexibele roostering om overbelasting te voorkomen. De organisatie ging over naar een nieuw roostersysteem en de OR heeft tijdig zijn toetsingscriteria aangegeven voor de instemming
- Stimuleren van interne mobiliteit met flexpool en af en toe bij elkaar inspringen.
- Re-integratieproces optimaliseren
- Sneller aanbieden van passende, aangepaste werkzaamheden voor gedeeltelijk arbeidsgeschikte medewerkers.
- Nauwere samenwerking met de bedrijfsarts en casemanagers om langdurig verzuim te verkorten.
- Cultuur en psychosociale arbeidsbelasting (PSA)
- Creëren van een open cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om stress en overbelasting te bespreken.
- Opzetten van een vertrouwenspersoonstructuur binnen de organisatie.
- Verminderen van administratieve lasten zodat medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.
Conclusie hoe Werkdruk en Verzuim een halt toeroepen
Op basis van bovenstaande modellen kan de OR/VGWM-commissie gericht aan de slag met:
- Het leren kijken naar de cijfers van verzuim en werkdruk. Zo is het langzaam oplopen van het frequent kort verzuim een voorspeller voor langdurig verzuim. Collega’s gaan kort snipperen om even bij te tanken. Maar let ook op het thuiswerken, want dit verdoezelt veel ziekmeldingen.
- Netwerken met verantwoordelijke partijen opzetten en bijeenkomsten organiseren. Houd daarbij een warm en standvastig pleidooi om te streven naar preventieve maatregelen op allerlei vlakken.
- Vinger aan de pols houden
- Initiatieven nemen
Twee voorbeelden werkdruk een halt toeroepen
In beide gevallen sprak de OR met bestuurder af dat er keuzes gemaakt moeten worden welke taken medewerkers niet langer gingen doen. Zo is in een organisatie in de Kinderopvang een groep gesloten. Het lukte niet meer om de groep verantwoord te bezetten. Of in een overheidsorganisatie zijn managers geïnstrueerd om het team te helpen met prioriteren.
Door deze inzichten structureel toe te passen en in gesprek te blijven met HRM, OR en de arbo-arts, kan de OR / VGWM-commissie bijdragen aan een gezondere en aantrekkelijkere werkomgeving. Dit leidt niet alleen tot minder verzuim, maar ook tot meer tevreden en betrokken medewerkers. Een proactieve aanpak maakt de organisatie een aantrekkelijke werkgever, wat bijdraagt aan behoud en aantrekken van talent.
