Effectief overleggen als ondernemingsraad 

Een ondernemingsraad wil graag invloed. Moet je daarvoor een harde onderhandelaar zijn? Dat is aan de orde als de OR over geld of een sociaal plan onderhandelt. Lees hiervoor deze andere Weg met het wisselgeld en toch onderhandelen. Dus meestal overlegt de ondernemingsraad. Effectief overleggen als ondernemingsraad vergt wel balanceren tussen vasthouden en meebewegen. Flexibel reageren als OR-team. Hoe doe je dat?  Maatschap voor Medezeggenschap noemt het “probleemoplossend overleggen”. Dit is een milde en zeer effectieve vorm van onderhandelen. Het is een beetje zoals een stoplicht:

• Rood: echt stilstaan bij het probleem
• Oranje: check of probleem gedeeld wordt door 2 partijen
• Groen: start met het zoeken naar de juiste oplossingen.

Lees deze blog van MVMZ voor tips.

Problemen in de overlegvergadering

Als de OR een duidelijke mening heeft, dan wil je de bestuurder hier graag van overtuigen. Dat is nog niet zo gemakkelijk. Herken je de volgende problemen?

• In de voorbereiding had je de strategie helder en in het overleg met de bestuurder komt opeens nieuwe informatie waardoor je van je strategie bent afgeleid
• De bestuurder herkent wel het probleem, maar voelt niet dezelfde urgentie.
• De overige OR-leden weten niet goed aan te vullen.

Om maar een paar hindernissen te noemen. Herkenbaar? Via coaching terplekke of een echte vaardigheidstraining (met acteur!?) leer je hoe de OR-leden elkaar goed ondersteunen in het overleg. Bekijk de mogelijkheden voor een training op maat: Training Probleem Oplossend Overleggen.

Vijf overlegstijlen: voor elk onderwerp wat wils

Er zijn verschillende overlegstijlen. Je doet er als OR slim aan om per agendapunt te bepalen hoe belangrijk het onderwerp is voor de OR. In de vijf stijlen zoek je naar de balans tussen hoe belangrijk de relatie is (met de bestuurder) en hoe belangrijk het onderwerp is (voor de OR/collega’s). Doe de gratis test: Hoe vasthoudend ben je? Wat doe je wanneer?

1. Negeren: de OR krijgt een vraag, maar eigenlijk is deze niet belangrijk. Geen aandacht aan besteden, dan ben je lekker snel klaar.
2. Aanpassen: de OR kan deze stijl prima hanteren als de OR nog nog zoekend is naar een invloedrijk overleg. Of als het onderwerp niet heel belangrijk is voor de OR. Geen probleem: noem de OR-mening en laat het onderwerp daarna los.
3. Compromis: prima resultaat als de uitkomst ook echt een compromis mag zijn. Zowel bestuurder als OR hebben wat water bij de wijn gedaan. Wel alletwee! Anders heb je mogelijk teveel toegegeven? De hamvraag: was met even doorzoeken naar elkaars belangen er een mooiere uitkomst mogelijk geweest?
4. Vasthouden: soms is iets zo belangrijk dat je bereid bent om vast te houden, ook al wordt iemand boos. Goed dat de OR laat zien bereid te zijn vast te houden aan het onderwerp. Eerlijk waar: bestuurders stellen dit doorgaans best op prijs. Toch is het risicovol: zorg dat de relatie niet permanent beschadigd raakt. Dus doe het niet te vaak en niet te lang.
5. Samenwerken: de bestuurder en de OR delen samen hetzelfde probleem en belang. Samen zoek je naar geschikte oplossingen voor het gedeelde probleem.

Ga niet trekken aan een dood paard…

Probleemoplossend-overleggen is het bewegelijk onderzoeken van de belangen van de bestuurder en kijken waar je samen het probleem deelt. Aan het begin is dit vooral veel doorvragen naar de belangen (en weerstanden) van de bestuurder. Om effectief te overleggen als ondernemingsraad is het belangrijk om het probleem ook vanuit het perspectief van de bestuurder te “onderzoeken”.  Onderzoek het probleem net zolang totdat de bestuurder en OR een gezamenlijk belang erkennen. Daar mag je als OR best vasthoudend zijn. OR-werk gaat immers over belangijke zaken. Zodra de bestuurder het probleem ook erkent kan je samen zoeken naar oplossingen.

TIP: wacht even af waar de bestuurder mee komt. Als de bestuurder de urgentie niet (helemaal) deelt zie je dat terug in het gedrag van de bestuurder. Bijvoorbeeld doordat de bestuurder geen oplossingen wil aandragen of als er voorstellen gedaan worden die het probleem niet echt gaan oplossen. LET OP: Terug naar “stoplicht-rood” blijkbaar erkent de bestuurder het OR-probleem niet (helemaal). Hoor je wel voorstellen die echt recht doen aan de situatie, dan mag je als OR heel flexibel in zijn. Wat maakt het uit hoe? Als het probleem maar echt opgelost wordt…

Kortom: effectief overleggen als ondernemingsraad komt neer op het vasthouden aan de ernst van het probleem en meebewegen met de oplossingen. Zo word je een geloofwaardige OR met invloed. Probleemoplossend overleggen vergt ook het nodige van de als OR-team. Lees hiervoor deze blog: Let als team op de psychologische valkuilen tijdens besluitvorming.

Effectief overleggen als ondernemingsraad

Een paar handige tips waar je als OR-team aan moet denken.

Bewaak als OR-team samen of er een daadwerkelijk antwoord komt van de bestuurder. 1 vraag = 1 antwoord. Als het antwoord niet direct volgt, steun elkaar dan in plaats van het stellen van een nieuwe vraag.

Als het argumenteren niet lukt, dan is het handig om van communicatieniveau te veranderen. Vat je collega OR-lid samen en vraag door naar de procedure, de interactie of de relatie. Download dit A4tje met uitleg en voorbeeldzinnen.

Of lees de blog over effectieve vragen stellen: Deel nooit het verschil Hier vind je ook een gratis download met 9 voorbeelden.

Het reageren als OR-team in de overlegvergadering is best lastig, maar o zo leuk als je merkt hoe je elkaar goed kan helpen. En helemaal als dit uiteindelijk leidt tot een win-win-situatie voor de OR en bestuurder. Meer weten?  Stel je vraag via dit contact-formulier.