Een commissie of werkgroep doet soms op verzoek van de ondernemingsraad het voorbereidende werk. Zeker bij een wat grotere OR is dit een slim idee. Of toch niet? Hoe voorkom je dat de OR blindelings vertrouwt op het voorwerk of…ook heel irritant …het voorwerk dunnetjes gaat overdoen? De OR moet het wel goed organiseren, want de besluitvorming blijft liggen bij de gehele ondernemingsraad. En bij belangrijke besluiten wil je toch een weloverwogen standpunt innemen.
Lees in deze blog van MVMZ hoe de commissie of werkgroep van de ondernemingsraad effectief kan werken. Of heet het bij jouw OR werken met portefeuilles? Eerst lees je over het instellen van commissies, de laatste wetswijziging (2022) en andere praktische afwegingen bij het inrichten van commissies.
Werken met vaste commissies
Het voordeel van werken met OR-commissies (vergeleken met portefeuilles of werkgroepen) is dat de Wet op de ondernemingsraden er helder over is. Artikel 15 van de Wet op de ondernemingsraden biedt de OR de mogelijkheid om een vaste of een voorbereidingscommissie in te stellen.
Een vaste commissie
Een vaste commissie wordt door de ondernemingsraad doorgaans voor de duur van de zittingsperiode ingesteld. Na de OR-verkiezingen bepaalt de nieuwe ondernemingsraad hoe de bemensing van de commissie er dan uit ziet. De vaste commissies worden ingesteld om specifieke aandachtsgebieden voor de OR te behandelen. De OR beschrijft in een instellingsbesluit de taken, bevoegdheden, samenstelling en de werkwijze van de commissie. Zie hiervoor de informatie van de SER. De OR kan zijn rechten en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk aan een commissie overdragen. Dit laatste heet ook wel het mandaat. Dit gebeurt zelden. Met name de Arbo/VGWM-commissie krijgt soms een mandaat om een instemming geheel af te handelen.
Voor welke thema’s
Aandachtsgebieden kunnen bijvoorbeeld zijn: arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden, milieu, financieel beleid, sociaal beleid en strategisch beleid. Daarnaast wordt vaak ook een vaste commissie ingesteld in de vorm van het Dagelijks bestuur van de OR, de PR-commissie en ten tijde van verkiezingen een voorbereidingscommissie. Belangrijk bij het bepalen van een vaste commissie is dat de commissie gedurende de hele zittingstermijn regelmatig activiteiten uit te voeren heeft. Zo niet, dan kan de OR beter met een tijdelijke commissie werken of een projectgroep. Let er ook op dat de taken van de commissies elkaar niet overlappen. Zo kan werkdruk een Arbo-thema zijn, maar even goed een onderwerp zijn voor een commissie Personele zaken.
De bestuurder en het instellen vaste commissie van de ondernemingsraad
Het voornemen om een commissie in te stellen moet worden voorgelegd aan de bestuurder. Dit kan de OR doen door het concept instellingsbesluit aan de bestuurder te sturen of te overhandigen. Uiteraard is het van belang dat de OR goed kan beargumenteren waarom hij de commissie in wil stellen. Gaat de bestuurder akkoord, dan kan het instellingsbesluit definitief worden vastgesteld en als bijlage aan het OR-reglement worden toegevoegd.
Vindt de ondernemer de voordelen van het instellen van een commissie niet opwegen tegen de extra kosten die het met zich mee brengt, dan kan de OR de bedrijfscommissie om bemiddeling en advies vragen. Komen beide partijen er dan nog niet uit, dan zal de kantonrechter hierover een beslissing moeten nemen.
De samenstelling van de vaste commissie: wetswijziging 2022
Vóór 2022 moest de meerderheid van de leden van een vaste commissie ook OR-lid zijn. Dit is veranderd. Sinds 2022 is het voldoende dat er minimaal één lid in de commissie ook in de ondernemingsraad zit, de rest kan aangevuld worden met collega’s. Hierdoor wordt het ook voor kleinere ondernemingsraden aantrekkelijk om vaste commissies in te richten.
Bekijk deze korte video om ook de andere wetswijzigingen te horen & te zien.
Argumenten voor taakverdeling
Het werken met commissies, werkgroepen of portefeuilles biedt de OR de mogelijkheid om meer mensen bij de medezeggenschap te betrekken, een evenredige taakverdeling binnen de OR te realiseren en specialismen te ontwikkelen. Zo kunnen medewerkers die bijvoorbeeld vanuit hun functie veel kennis over het thema hebben in de commissie of werkgroep zitting nemen. Dit zorgt voor een flinke uitbreiding van de deskundigheid en informatievoorziening van de OR. Reden genoeg dus om deze ‘externe’ leden te benaderen. Dankzij de aandacht voor bepaalde onderwerpen en komt het woordvoerderschap ook beter uit de verf. En zeer waardevol: via deelname in een werkgroep of commissie worden medewerkers die geen OR-lid vaak geïnteresseerd voor het OR-lidmaatschap. Argumenten genoeg dus om de ondernemer te kunnen overtuigen. Met deskundigheid, netwerk, informatie verzamelen benut de OR alvast 3 machtsbronnen die de bestuurder ook gebruikt. Bekijk de machtsbronnen in deze vlog over gelijkwaardig overleggen: Hoe krijg je de bestuurder echt aan het luisteren?
Toch liever werkgroepen of portefeuilles?
Ondernemingsraden vinden het werken met vaste commissies soms weinig flexibel. De ene club heeft het druk, de anderen zitten duimen te draaien. Toch hoeft dit niet. Geef de commissies een wat algemene titel en de ondernemingsraad kan al snel onderwerpen gericht verdelen. Nu -dankzij de wetswijziging in 2022- de samenstelling van vaste commissies flexibeler is geworden kan de ondernemingsraad op een mooie manier de collega’s betrekken.
Heeft de OR 9 of meer zetels? Dan is een taakverdeling al snel verstandig. Zolang je het maar goed organiseert. Hieronder lees je over een effectieve werkwijze van de werkgroep of commissie van de ondernemingsraad:
Blindelings vertrouwen versus dunnetjes overdoen
Het is zoeken om een goede balans in te vinden tussen al het vertrouwen geven en alles dunnetjes overdoen. Als ondernemingsraad ben en blijf je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de besluitvorming.
Dit lukt niet als de OR het onderwerp zonder opdracht overdraagt en aan het einde denkt: “De commissie is er zo druk mee geweest…het zal wel goed zijn”
OF
“Ja maar commissie, waarom hebben jullie niet daar aan gedacht of met die persoon gesproken”.
Commissie of werkgroep bevraagt ondernemingsraad en niet omgekeerd
In de beeldvorming formuleert de OR gezamenlijk de opdracht en daarna gaat de commissie aan het werk om de informatie te verzamelen en het probleem te analyseren. Kortom: zorg voor heldere opdrachtformuleringen aan de commissies: wat is de specifieke vraag van de OR, wat verwacht de OR, wanneer moet het pre-advies of de pre-instemming in de OR besproken worden en hoe en bij wie wordt het aangeleverd.
De grootste uitdaging zit in de tussenfase. De commissie is al even bezig, heeft contacten met sleutelfiguren in de organisatie, maar het is nog geen tijd voor een concept-voorstel. In de ideale situatie zijn de OR-leden van de commissie/werkgroep verantwoordelijk voor het stellen van de juiste vraag. Vraag liever niet aan de OR: wat vinden jullie van de tussenstand. Dit is een onmogelijke vraag…Dan nodig je de OR uit om het commissiewerk dunnetjes over te doen. Informeer de OR over hetgeen is gepasseerd, wat nog op de planning staat en vooral: wat is lastig, welke dilemma’s zijn er, waar twijfelt de werkgroep over etc. Formuleer dus een gerichte vraag voor input. De commissie of werkgroep is daarmee verantwoordelijk voor het stellen van de juiste vraag, het meedelen van problemen en het tussentijds ophalen van ontbrekende input.
Met advies en training help ik je OR de werkwijze in te regelen.
Laten we een keer (online) afspreken?
Commissies of werkgroepen opnemen in werkwijze
Neem de vergaderingen van de commissies op een zodanige manier in het vergaderschema van de OR op dat de commissies onderwerpen voor de OR-vergadering inhoudelijk voor kunnen bereiden. Bijkomend voordeel: de faciliteiten voor de niet OR-leden worden zo inzichtelijk.
Maak een jaarplanner van de jaarlijks terugkerende onderwerpen en onderwerpen waarvan al bekend is dat ze aan de OR worden voorgelegd. Geef hierbij aan welke thema’s aan welke commissies worden voorgelegd en voor welke vergaderingen ze op de OR-agenda komen.
Aandachtspunten voor de (vice) voorzitter
Het werken met vaste commissies vraagt van het dagelijks bestuur (voorzitter en secretaris) om alle werkzaamheden van de commissies te coördineren en er op toe te zien dat de onderlinge communicatie goed blijft verlopen. Wanneer een bepaalde commissie niet goed functioneert of onderbezet is, zal het DB in actie moeten komen. Het begeleiden van de commissies kan een mooie afgebakende taak zijn voor de vice-voorzitter. Bekijk de mogelijkheden: Training boeiende functie voorzitter ondernemingsraad
Zorg dat je overzicht houdt over welke thema’s bij welke commissies in behandeling zijn en volg de voortgang. Zie toe op de heldere opdrachtformulering. Dreigt een commissie de deadline niet te halen, onderzoek dan vroegtijdig waardoor dit komt. Wellicht is extra informatie of ondersteuning nodig. Stel commissieleden tijdens de vergaderingen als woordvoerder aan. Zorg dat de commissies alle informatie doorgestuurd krijgen die bij de OR over het thema binnen komt. Maak in de organisatie bekend dat de OR met commissies werkt.
Verder ontwikkelen inhoudelijke deskundigheid
Neem bij het opstellen van het scholingsplan van de OR ook de ontwikkeling van de commissieleden mee. Een vaste commissie heeft recht op drie scholingsdagen per jaar. Bekijk dit Model-Scholingsplan. Een ander belangrijk aandachtsgebied is het ontwikkelen van een netwerk voor de vaste commissies. Laat de commissies kritisch nadenken over waardevolle contacten die zij kunnen leggen met deskundigen in de eigen organisatie en daarbuiten. Ook dit kan bijdragen aan de deskundigheidsbevordering.
Met advies of training help ik ondernemingsraden de werkwijze met commissies/werkgroepen effectief te organiseren.
Laten we een keer (online) afspreken?
