Alarmerende berichten staan er in de krant over het gebrek aan privacy op de thuiswerkplek. Bijvoorbeeld dit artikel in de Volkskrant (november 2020) Controle tot aan de plaspauze!? Weet jij of de werkgever gebruik maakt van dergelijke ICT? Je werkgever zal er niet snel mee te koop lopen. Wat kan de ondernemingsraad doen om de privacy op de thuiswerkplek te waarborgen? In deze blog van MVMZ lees je de achtergrond en hoe je hier zelf mee aan de slag kan en misschien wel moet gaan. Is dit een wijs voornemen voor 2021?
Corona blijft ook in 2021
Met het muterende Coronavirus blijft de pandemie ook in 2021 grote impact hebben. In 2020 dachten we soms “dat gaat wel weer over”… Ook werkgevers en HRM hoopten hierop. Het is nu echter te verwachten dat managers weer meer grip willen krijgen op het gedrag van werknemers… en dus ook op de thuiswerkplek.
Stuur je met controle of geef je vertrouwen?
Deze cruciale en basale vraag is niet simpel beantwoord. Het sociaal wenselijke antwoord is “we geven vertrouwen”. Toch kregen ondernemingsraden in 2020 veel instemmingsverzoeken over tijdschrijven, opnemen van telefoongesprekken, beoordelingssystemen etc. Om thuiswerken mogelijk te maken kregen werknemers massaal een laptop en ICT van de zaak. Dit was natuurlijk noodzakelijk. Ook daarna lijken veel leidinggevenden naar de techniek te grijpen. Het slim via ICT monitoren van gedrag wordt ook wel “gluursoftware” genoemd. Maar bezint eer ge begint.
Daar waar het contact tussen leidinggevenden en medewerkers niet goed was, lijkt het in Coronatijd nog moeizamer. Dit sluit aan bij een belangrijke communicatieregel. Juist is in chaotische of verwarrende tijden moet je meer gaan communiceren in plaats van je terugtrekken uit ongemak.
Dus trap niet te snel in de reflex van “meten is weten”, maar probeer liever het contact tussen collega’s (al dan niet met leiding) te verbeteren. Controleren of vertrouwen? Het is een interessante vraag waar je ook als Ondernemingsraad een eigen visie op kunt ontwikkelen. Hoe? Dat kan snel en effectief met online corona-coaching. Meer weten? Contact
Wat staat er in de wet (WOR en AVG)?
“Gluursoftware” klinkt niet al te best en dat is het natuurlijk ook niet. Het raakt de essentie van de privacy op de thuiswerkplek. In termen van de privacywetgeving gaat het over “heimelijk monitoren”. Dit is -onder strenge voorwaarden – wel degelijk mogelijk. Voor een OR is het handig om de belangrijkste voorwaarden te kennen:
1. Vooraf informeren controle thuiswerkplek privacy
Werknemers moeten vooraf geinformeerd worden dar er gecontroleerd kan worden en op welke wijze dat gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld in een personeelshandboek worden vastgelegd. Hierbij dient ook te worden aangegeven welk gedrag niet is toegestaan. En wat de consequenties zijn.
2. Legitiem doel
Het legitieme doel van een werkgever wordt bepaald via:
- Noodzakelijkheid (er is blijkbaar een probleem ontstaan)
- Proportionaliteit (dat zo belangrijk is dat de privacy van de medewerker ondergeschikt is)
- Subsidiariteit (dat niet op een eenvoudiger wijze te regelen is)
- Effectiviteit (kort en krachtig: niet permanent)
4. Vertrouwelijke communicatie
De werkgever is verplicht om rekening te houden met vertrouwelijke communicatie van een werknemer. Als werkgever mag je bijvoorbeeld geen emails inzien die duidelijk als privé kunnen worden aangemerkt.
5. Toestemming van de OR
De werkgever moet op grond van de Wet op de Ondernemingsraden instemming van de ondernemingsraad vragen voor een besluit over het inzetten van een monitoringssysteem (WOR 27.1.l). Soms staat er in het protocol dat de OR vooraf geinformeerd wordt als er heimelijk gemonitord gaat worden.
Als het goed is heeft de bestuurder je ondernemingsraad geïnformeerd. Ook is er met de invoering van de nieuwe privacywet in 2018 veel vastgelegd. Download deze gratis Privacy checklist voor je ondernemingsraad.
Het “nieuwe normaal” thuiswerkplek privacy?
Het installeren van “gluursoftware” doe je als werkgever niet snel. Maar met de aanhoudende noodzaak tot thuiswerken zullen meer werkgevers zich genoodzaakt voelen om er toe over te gaan. Wat kan je dan doen als OR? Een handig plaatje is dit taartje: begin bij de bodem!”
- Stel de vraag tijdens een (informeel) overleg: is er dergelijke software en wanneer wordt het gebruikt?
- Check het huidige privacybeleid en gebruik waar nodig je informatierecht.
- Agendeer het onderwerp “controle of vertrouwen” tijdens eerstvolgende halfjaarlijkse algemene gang van zaken bespreking. Zorg dan wel dat je als OR ook zelf een mening hebt gevormd over dit onderwerp.
- Staan er investeringen en technologische voorzieningen in de planning van 2021?
- Voordat er controle plaats gaat vinden op de thuiswerkplek heeft de OR instemmingsrecht (WOR 27 lid 1.l)
- Het is een bevorderende taak (WOR 28) om de werkomstandigheden te verbeteren. Dat geldt dus ook voor de privacy op de thuiswerkplek.
Online Corona Coaching
Het OR-werk blijft onverminderd belangrijk. In 2020 aarzelden OR’s om over te gaan op online begeleiding. Belangrijk om te weten: OR-werk is een vitaal bedrijfsproces. Dus fysiek trainen blijft mogelijk. Kortom allerlei begeleidingsvormen zijn mogelijk bij MVMZ. Bijvoorbeeld:
- Online Corona-coaching: stuur bijvoorbeeld het privacybeleid op en laat MVMZ het (juridisch) toetsen.
Neem gerust contact op voor de mogelijkheden. MVMZ helpt je (OR) graag verder.
Ha beste Katrien, bedankt voor het doorsturen van deze blog. Ik vond het een interessant artikel.
Met vriendelijke groet,
Yvonne Ast
OR lid IGJ
Dank je wel voor je reactie Yvonne.