Betrokkenheid medewerkers vergroten: helpt loting? 

Iedereen wil graag een grote betrokkenheid van medewerkers bij hun organisatie èn ondernemingsraad. Als medewerkers zich betrokken voelen, zijn ze immers over het algemeen meer tevreden. Die tevredenheid heeft ook allerlei positieve effecten, ik denk dan bijvoorbeeld aan minder verzuim en verloop. ‘Betrokkenheid van medewerkers vergroten’ klinkt misschien eenvoudig, toch is het gemakkelijker gezegd dan gedaan. In organisaties zijn managers en HR-adviseurs druk met het zoeken naar manieren om die betrokkenheid groter te maken. Een interessante vraag is: kan de OR zelf ook iets doen?

In deze blog lees je over de manier waarop de OR ervoor zorgt dat meer collega’s zich eerder & beter betrokken voelen bij besluiten ‘van bovenaf’. Eén van die manieren is samen optrekken met de bestuurder als het gaat om inspraak. Is bijvoorbeeld een organisatiebrede klankbordgroep via loting zo’n manier?

Denk mee!

In 2019 las ik het boek van David van Reybrouck ‘tegen verkiezingen’. Hij betoogt dat verkiezingen niet zo democratisch zijn als vaak gedacht wordt. Loting biedt daarentegen een mogelijkheid om betrokkenheid te vergroten. Loting? Jawel: loting. In de Griekse oudheid was dit een gangbare manier om de dialoog met burgers vorm te geven. Dat werkte toen prima, dus waarom nu niet? Inmiddels is er een nieuw boek van zijn partner: “Nu is het aan ons” van Eva Rovers. Via deze link lees je meer achtergrondinformatie

Voorbeeld inwonersberaad (juni 2023)

Sinds 2023 ben ik als vrijwilliger actief om te stimuleren dat er in Nederland meer goede burgerberaden komen. In 2023 was ik voorzitter van het inwonersberaad in Vijfheerenlanden.  Het inwonerberaad ging over de vraag hoe de sociale ontmoetingsplaatsen eruit zouden moeten gaan zien in 2023. In deze video’s krijg je een indruk hoe dit er aan toe gaat.

Nieuwe inspraak naast OR

Loting kan ook in grote organisaties de betrokkenheid van medewerkers vergroten. Naast de gewone OR-verkiezingen kan de OR zo directe inspraak stimuleren. Loting is een transparante methode om representatieve betrokkenheid concreet vorm te geven. Maatschap voor Medezeggenschap ziet een kans voor de OR!

De directie maakt, in samenwerking met de OR, door die loting direct duidelijk dat iedereen in de organisatie geacht wordt mee te denken en mee te praten over organisatiekwesties. Niet vrijblijvend, nee, gewoon verplicht. Het lijkt op het Amerikaanse systeem van de burgerjury. Als medewerker ben je eens in de zoveel tijd aan de beurt om zitting te nemen in een klankbordgroep. Op deze manier zijn het niet altijd weer dezelfde personen die meepraten, maar doen veel meer mensen mee. Door de klankbordgroep aan het begin en aan het einde van een besluitvormingstraject een duidelijke rol te geven, krijgt hun inspraak ook echt inhoud. Die inbreng doet ertoe!

Hieronder lees je in 4 stappen hoe die extra betrokkenheid van medewerkers de ondernemingsraad en directie helpt om goede besluiten te nemen.

Inspraak die ertoe doet

1. Zorg voor de juiste inspraakcultuur en omarm tegenspraak

Alle managers moeten in dit geval inspraak natuurlijk wèl belangrijk vinden. Net zo goed als er ook écht wat te beïnvloeden moet zijn. Anders is het vooral schijnbetrokkenheid en dat is nu juist niet de bedoeling. Meer hierover lees je in dit achtergrondartikel(5 blz.) over inspraak.

In de praktijk neemt de directie het feitelijke besluit. Wil er sprake zijn van oprechte en goede inspraak, dan mag zo’n genomen besluit niet te veel afwijken van de inspraak die voorafgaand gevraagd werd. Of er moeten hele goede argumenten op tafel komen om uit te leggen waarom het besluit afwijkt van de inbreng van collega’s. Oeps…en daar gaat het vaak mis.

Meestal is dit besluitvormingsproces namelijk helemaal niet zo transparant en juist dat roept weerstand op. In sommige gevallen krijgt de OR zelfs de schuld. Vaak ontstaat de weerstand echter door een minder goede inspraak-cultuur.

Hoe regel je die inspraakcultuur nou het beste? Bespreek het onderwerp indringend van hoog tot laag. Vergeet daarbij niet de toezichthouder. Inspraak en tegenspraak moet in het DNA verankerd raken. Maak concrete afspraken en leg het vast in procedures. Een procedure voor loting is een mooie eerste stap om inspraak in het DNA te verankeren.

2. Loting

Bereid een loting voor. Dit kan geheel a-select, gestratificeerd of een combinatie van deze twee. A-selecte loting kan alleen bij grotere organisaties. Gestratificeerde loting houdt in dat je bepaalde kenmerken van medewerkersgroepen vertegenwoordigd wilt hebben. Na een eerste a-selecte loting kan vervolgens geselecteerd worden op bepaalde kenmerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sekse, leeftijd, flex-vast, hiërarchie en kenmerkende functies. Verder kan het natuurlijk zo zijn dat mensen graag willen, maar niet ingeloot worden. Zij kunnen natuurlijk altijd op een andere manier hun betrokkenheid bij de organisatie of de ondernemingsraad vorm geven.

Loting kun je het beste tegelijk met een OR-verkiezing organiseren. Je kunt in dat geval de lijst met stemgerechtigden gebruiken. De groep gelote medewerkers krijgt vervolgens in een klankbordgroep een actieve taak bij het vaststellen van de strategische agenda. Na een open debat en een geheime stemming, ontstaat op die manier een gedragen, strategische agenda.

3. Plannen maken en onderwerpen voorbereiden

Medewerkers weten nu hoe de strategische agenda eruit ziet. Zij kunnen zich vrijwillig aanmelden bij ‘interesse-panels’ en hun inspraak leveren. Daarna is de organisatie, de afdeling HR en de OR aan zet om voorstellen vanuit die agenda voor te bereiden. Het gaat dan natuurlijk om conceptvoorstellen. Daar horen ook de OR concept-adviezen en concept-instemmingen vanuit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) bij. Het management en de OR houden hierin ieder hun eigen rollen en verantwoordelijkheden, de WOR blijft volledig van toepassing. Eigenlijk vertegenwoordigt deze stap de huidige werkwijze binnen veel organisaties.

4. Cirkel van inbreng

De strategische plannen en de conceptvoorstellen worden tijdens dynamische inspraaksessies beoordeeld en besloten. Tijdens zo’n sessie kunnen verschillende doelgroepen hun reactie geven. Denk bij die groepen aan: een afvaardiging van gelote collega’s, de OR, het management, klanten of cliënten. De’ Cirkel van Inbreng ‘ is tijdens zo’n sessie een vlotte en aantrekkelijke besluitvormingsmethode. In één dagdeel is minimaal één voorstel vanuit alle invalshoeken besproken, beoordeeld, verbeterd en besloten! Na aanpassingen en stemrondes haalt het beste voorstel de eindstreep. Bovendien is voor iedereen zichtbaar wat de afwegingen zijn.

Maatschap voor Medezeggenschap begeleidt dergelijke sessies en maakt er een inspirerende happening van. Want betrokkenheid van medewerkers is essentieel.

Voelt het griezelig…

…om de besluitvorming transparant te maken? Beschouw het als drempelvrees en begin daarom klein. Het daadwerkelijke ervaren van inspraak is de voedingsbodem voor betrokkenheid bij de organisatie en de ondernemingsraad. Begin daarom met overzichtelijke onderwerpen en bouw het langzaam uit. Leg de afspraken over de procedure en de mate van invloed vast in een convenant. Lees hiervoor meer in deze blog.

Bouw de betrokkenheid van werknemers bij de organisatie en bij de ondernemingsraad gestaag op. 

Tot slot: durft jouw OR en management het aan?

Loting voor inspraak staat in Nederland nog in de kinderschoenen. MVMZ denkt en werkt hier graag aan mee. Jouw OR en organisatie ook? Neem gerust contact op voor meer informatie.