Geheimhoudingsplicht alleen voor voorzitter van ondernemingsraad? 

De afgelopen week sprak ik met twee voorzitters die individueel de geheimhoudingsplicht geaccepteerd hadden, zijnde het aanspreekpunt van de ondernemingsraad. De informatie kon (ook desgevraagd) niet met de ambtelijk secretaris en/of het dagelijks bestuur gedeeld worden. Wat doe je als OR-voorzitter als je onverwachts zo’n vraag krijgt? Accepteer je de situatie, koop je tijd (bij twijfel altijd goed!) of zie je af van de informatie? Daarover gaat deze blog van Maatschap voor Medezeggenschap.

Herken jij de volgende twee situaties?

Een Raad van Toezicht wil alvast aan de slag met de werving van een interim-kandidaat bestuurder. De huidige bestuurder is namelijk van plan om op korte termijn te vertrekken. Op zich natuurlijk netjes dat de Raad van Toezicht aan de ondernemingsraad denkt. Toch is het eigenlijk een onmogelijke vraag: want het adviesrecht (artikel 30) vraagt om een besluit van de voltallige ondernemingsraad. Het accepteren van de geheimhouding belemmert de OR in zijn vroegtijdige betrokkenheid en wezenlijke invloed. En uiteindelijk bleek het management al wel op de hoogte te zijn.

In de tweede situatie wilde de bestuurder alleen de voorzitter onder geheimhouding informeren in verband met een integriteitskwestie. De bestuurder informeerde de voorzitter over het voornemen tot een verdiepend onderzoek.

In beide voorbeelden is het onduidelijk wat de toegevoegde waarde is van deze gang van zaken.

Wat zou jij doen als voorzitter? Bij twijfel: zeg dat je erop terugkomt. Hou met iemand ruggespraak? Als jij ooit in een benarde situatie zit: bedenk dan dat je altijd even kan bellen. Ook als je nog geen klant bent van MVMZ. Neem gerust contact op.

Geheimhoudingsplicht ondernemingsraad

In artikel 20 WOR  staan drie regels over de geheimhoudingsplicht voor de Ondernemingsraad, zijn leden en zijn adviseurs. De bedoeling van dit wetsartikel is dat er vroegtijdig, gevoelige informatie gedeeld kan worden. De ondernemingsraad kan nu direct aan de slag kan met het onderwerp en zo vroegtijdig wezenlijke invloed hebben. De Sociaal Economische Raad heeft hierover een folder uitgegeven: art 20 SER. Hierin wordt ook het onderscheid uitgelegd tussen actieve en passieve geheimhoudingsplicht voor (leden van) de ondernemingsraad.

De hamvraag voor iedere voorzitter

De vraag die iedere voorzitter zich het beste kan stellen: “Is het functioneel voor de invloed van de ondernemingsraad als alleen ik op de hoogte ben van deze informatie? Oftewel: wat schiet de OR hiermee op?”

Wijs het voorstel af als…:

• … de OR straks een formele advies- of instemmingsaanvraag ontvangt, want dan wil je allemaal snel aan de slag. Lees bijvoorbeeld de blog over invloedrijk adviseren. Kortom bij een belangrijke aanvraag moet de gehele OR vroegtijdig geïnformeerd zijn. Dat kan ook onder de geheimhouding.
• … de bestuurder de rest van de OR (blijkbaar) niet vertrouwt. Dan moet je hierover in gesprek gaan en de twijfels wegnemen. De OR kan de geheimhouding alleen niet aan als dit in duidelijk in het verleden gebleken is. Tot die tijd is het vooral koud-water-vrees van de bestuurder.
• … je als voorzitter de informatie niet minimaal met de rest van het dagelijks bestuur mag delen.

Wanneer is het wel relevant?

Er kunnen soms situaties zijn waarin het toch goed is om even na te denken over de vraag van de bestuurder. Soms krijgt alleen de financiële commissie de cijfers onder (strikte) geheimhoudingsplicht. Dat kan op zich goed werken, want de overige OR-leden hebben doorgaans geen behoefte aan de details.

Het kan een oplossing zijn als er een individuele kwestie speelt rond een collega. Of  als er iets speelt wat het (team) van een OR-lid hard raakt. Als het goed is vraagt de bestuurder dan eigenlijk meer om hulp en om afstemming met de OR over hoe om te gaan met een delicate kwestie. Oftewel dan isoleert de bestuurder niet de voorzitter van de rest van het OR-team.

Bezwaar(d)

Kortom het accepteren van belangrijke informatie onder geheimhouding, door één lid van de ondernemingsraad, heeft voor de OR doorgaans geen toegevoegde waarde. Als voorzitter kom je al snel in de problemen. Je kan zelf niet transparant zijn binnen je OR-team met alle gevolgen van dien. Het wekt argwaan op en terecht maken OR-leden bezwaar tegen deze gang van zaken. Wat weet de voorzitter nog meer, dat ik als OR-lid kennelijk niet mag weten?

Als voorzitter voel je je mogelijk ook bezwaard. Deze vertrouwelijke informatie voelt als last die je met je mee moet dragen. Kortom voorzitter: doe het niet (te snel).

Een praktische uitweg

Is het je toch overkomen dat je de informatie onder de geheimhoudingsplicht hebt geaccepteerd zonder dat je het mag delen met de ondernemingsraad? Dan biedt artikel 20 van de WOR mogelijk ook de oplossing. Een van de drie regels is namelijk dat er een specifieke einddatum afgesproken moet worden. Neem contact op met je bestuurder, vraag om de einddatum en meld dat je na die datum in ieder geval de OR informeert. Afhankelijk van het onderwerp kan je met de OR afspreken de informatie als vertrouwelijk te beschouwen.

Laat je niet overvallen

Bespreek het thema “geheimhouding en vertrouwelijkheid” bij voorkeur aan het begin van de nieuwe zittingsperiode. Wat wil de ondernemingsraad met de geheimhoudingsplicht? Hoe ga je om met vertrouwelijke en informele informatie. Wat verwachten de OR-leden en het dagelijks bestuur van elkaar en wat verwachten OR en de bestuurder van elkaar? Dit laatste kan eventueel worden vastgelegd in een Convenant ondernemingsraad voor spelregels met de bestuurder.

De kansen en bedreigingen van vertrouwelijke informatie en omgaan met geheimhoudingsplicht kan de ondernemingsraad ook prima bespreken in een (online) starttraining. Tijdens een oriënterend gesprek kunnen we de mogelijkheden bespreken: Contact.

Half jaar begeleiding samen met andere (beginnende) voorzitters

Hoe fijn is dat: met inbreng van de OR aan de slag met je vaardigheden als voorzitter. Bekijk het programma en andere informatie:  Voorzitter ondernemingsraad: een boeiende functie

Informeer bij MVMZ wanneer de module weer start: Contact.